Artikkelit

26.04.2024

Nyt selvitetään, mitä voisimme tehdä fiksummin?

Mihin ja miten asiakirjat arkistoidaan? Kuka ratkoo tietosuojakysymyksiä? Keneltä saa jatkossa apua, kun laitteet tai ohjelmistot takkuavat? Sivistyshallintouudistuksessa tulee ratkaistavaksi jokaisen arkea lähellä olevia asioita, joissa voisi olla mahdollisuuksia yhteistyöhön. 

Sivistyshallintouudistuksessa on tunnistettu joukko tehtäviä, joista puhutaan yhteisinä palveluina. Yhteisten palvelujen kehittämisessä ideana on, että niissä on mahdollisuuksia järkevöittää toimintatapoja ja lisätä yhteistyötä. 

Yhteistyön lisäämiseen on eri tapoja, joista ensimmäisenä tarkastellaan keskittämisen mahdollisuuksia asianhallinta-, kirjaamo- ja arkistopalveluissa, asiakkuuden hallinnan digitaalisissa palveluissa ja tietosuojavastaavan toiminnan järjestämisessä. Perustietotekniikkapalveluiden yhtenäistämistä selvitetään yhteistyössä Valtorin kanssa. 

Nykyisellään nämä tehtävät ovat jokaisen viraston itsensä järjestämiä. Tehtävät ovat yleisluontoisia, mutta silti monin tavoin sidoksissa substanssiin. Selvityksiltä odotetaankin tietoa siitä, miltä osin näitä voitaisiin hoitaa yhteisesti.

Jaettu selvitysten vetovastuu

Vetovastuu neljästä keskitettyihin palveluihin liittyvästä selvityksestä on eri virastoilla ja ministeriöllä. Kokonaisuuksille on nimetty vastuuselvittäjä, jonka tehtävänä on koordinoida selvityksen toteuttamista. Työtä ei tehdä yksin, ja kaikilta virastoilta odotetaankin siihen osallistumista. 

− Viraston rooli selvittäjänä ei tarkoita linjausta viraston roolista palvelun tuottamisessa myös jatkossa, neuvotteleva virkamies Iiris Patosalmi ja opetusneuvos Ilmari Hyvönen selventävät.

Toimeksiannon mukaan asianhallinta-, kirjaamo- ja arkistopalvelujen selvitystyöstä vastaa Kansallisarkisto. Perustietotekniikkapalveluiden yhtenäistämistä yhteistyössä Valtorin kanssa koordinoi Museovirasto. Mahdollisuuksia asiakkuudenhallinnan yhteisiin digitaalisiin palveluihin selvittää Opetushallitus. Tietosuojavastaavan toiminnan järjestämismahdollisuuksia selvittää opetus- ja kulttuuriministeriö. 

Valmistelussa on tunnistettu myös muita mahdollisia keskitettäviä palveluita ja toimintoja, joissa yhteistyötä kannattaa tutkia ja kehittää. Näiden osalta valmistelu jatkuu alatyöryhmissä. 

Ensimmäiset selvitykset valmistuvat kesän alussa 

Tarkoituksenmukainen keskittämisen laajuus ja tapa täsmentyvät selvityksissä, jotka valmistuvat kesäkuun alussa. Selvitysten etenemistä, johtopäätöksiä ja työn vaiheita käsitellään ohjausryhmässä ja eri alatyöryhmissä.

− Selvityksissä tulee kuvata vastuut, toimintatavat ja työnjako, jos palvelujen järjestämistapaa muutetaan. Tietoa tarvitaan myös siitä, mitä keskittäminen virastoilta edellyttäisi ja millaisella prosessilla ja aikataululla asiassa voitaisiin edetä, Iiris kertoo.

− Keskittämistä arvioidaan mm. sen pohjalta, miten se parantaisi sivistyshallinnon palvelukykyä tai lisäisi tuottavuutta ja tehokkuutta. Myös hyödyt, kustannukset ja henkilöstövaikutukset tulee arvioida. 

Selvitettävät kokonaisuudet ovat erilaisia. Asianhallinta-, kirjaamo- ja arkistopalveluiden osalta kyse on selkeimmin toiminnon mahdollisesta keskittämisestä yhden viraston tehtäväksi. Jos asiassa päätetään edetä, tehtävää on ajateltu Kansallisarkistolle. Asianhallinnassa tutkitaan mahdollisuutta siirtyä vaiheittain esimerkiksi ns. virasto-Vahvan käyttöön.

Asiakkuudenhallinnan digitaalisissa palveluissa kyseessä voi olla myös yhteisten digitaalisten ratkaisujen käyttö ja yhteiset toimintatavat ilman muunlaista keskittämistä. Esimerkiksi Opetushallituksella, jolla on jo entuudestaan kokemusta ja osaamista asiassa, on käytössään asiakaspalvelun service-desk järjestelmä ja asiakaspalvelua on keskitetty järjestelmän kautta hallinnoitaviin palveluosoitteisiin.

Perustietotekniikan palveluissa mietitään Valtori-asiakkuuden järjestämistä kustannustehokkaasti. Valtori toimittaa virastoille mm. tietokoneet, mobiililaitteet, toimistosovellukset sekä tietoturvaan ja hallintaan liittyvät palvelut, ja virastorakenteen uudistus aiheuttaa muutoksia ja kustannuksia näihin. Tässä yhteydessä voi olla tarkoituksenmukaista yhtenäistää palveluja, jos sillä saadaan tuottavuushyötyä.

Tietosuojavastaavan tehtävien hoitaminen on ollut haaste erityisesti pienissä virastoissa. Ministeriön johdolla selvitetään tarkemmin nykytilaa ja mitä tehtävän osittain tai kokonaan keskittäminen käytännössä vaatisi.