Artikkelit
26.04.2024
Opetushallitus osallistaa koko henkilöstön uuden viraston nimen suunnitteluun
Opetushallitus (OPH) ja Kotimaisten kielten keskus (Kotus) ovat muodostamassa uuden viraston, ja OPH:ssa nimen suunnittelussa on kuultu koko henkilöstön ajatuksia sekä ideoita. Ideointia on tehty ketterästi sähköisiä työkaluja käyttäen.
− Henkilöstömme on hyvin sitoutunutta yhteisiin asioihin ja osallistuu mielellään aktiivisesti koko virastoa koskevien asioiden suunnitteluun. Näen todella tärkeänä ajatusten sekä ideoiden kuulemisen koko henkilöstöltä myös viraston nimen suunnittelussa, pääjohtaja Minna Kelhä kertoo.
Ajatukset kerättiin sähköiselle alustalle yhteisesti keskustellen
Ideoiden keruu ja keskustelu toteutettiin ketterästi jo olemassa olevaa yhteistä foorumia käyttäen: ajatuksia nimipohdinnan tueksi kerättiin jo etukäteen kalentereihin varatussa säännöllisessä henkilöstötilaisuudessa sähköisiä työvälineitä käyttäen. Toteutuksen suunnittelivat viestintäjohtaja Aino Likitalo ja asiakaskokemuspäällikkö Elina Piskonen.
− Halusimme hyödyntää yhteisen tilaisuuden ajan mahdollisimman hyvin keskusteluun ja ideointiin, joten julkaisimme noin viikkoa ennen tilaisuutta intranet-uutisen, jossa kerroimme mitä on tulossa ja miten tilaisuuteen voi etukäteen valmistautua. Lisäksi muistuttelimme mieleen Kotukselta tulleet nimiehdotukset sekä yleisesti virastojen nimien suunnittelun reunaehdot. Kertasimme myös, mikä aikataulu nimityöskentelyllä on ja miten asiaa käsitellään kevään aikana erilaisissa työryhmissä, Aino kertoo.
Itse henkilöstötilaisuudessa pääsimme lyhyen johdannon jälkeen käyttämään vajaat 30 minuuttia yhteiselle pohdinnalle pienryhmissä, jotka kokoontuivat vain etäyhteyksin selkeyden vuoksi. Hybriditoteutus olisi vaatinut paljon laajemman koordinoinnin, mikä ei ajankäytön vuoksi olisi ollut järkevää.
Osallistujat jaettiin noin viiden hengen ryhmiin Teamsin automatiikalla. Kokonaisuudessaan foorumilla oli mukana noin 250 osallistujaa. Ryhmät kirjasivat ajatuksiaan sekä kaikista Kotuksen nimiehdotuksista että ideoivat perusteluineen myös mahdollisia muita vaihtoehtoja yhteiselle Miro-pohjalle, johon oli tehty valmiit kentät kirjaamista varten.
− Hiukan jännitin, toimiiko kaikki suunnitellusti ja miten koneeni jaksaa pyörittää näin laajan Teams-ryhmiin jakamisen. Hurina oli läppärissä kova, mutta kaikki toimi lopulta hyvin, emmekä joutuneet turvautumaan varasuunnitelmiin, Elina kertoo.
Miro-alusta pysyi auki vielä 3 päivän ajan foorumin jälkeen, jotta asiaa ja ajatuksia oli mahdollista työstää rauhassa. Osin yhteinen ideointi toimi siis lähtölaukauksena ajatustyölle.
Henkilöstön ajatukset ja ideat toimivat pohjana työlle muissa työryhmissä
Tilaisuuden jälkeen kertasimme sen sisällön intranet-uutisella vielä samana päivänä, kuten aina henkilöstötilaisuuksista teemme. Muistutimme myös mahdollisuudesta kommentoida ajatuksia jälkikäteen. Näin esimerkiksi poissa olleetkin voivat osallistua ideointiin.
Työ jatkui niin, että koostimme kaikki henkilöstön ajatukset ja ideat tiiviiseen pakettiin, joka käytiin läpi viraston johtoryhmässä. Seuraavana vaiheena on työstää näiden keskustelujen pohjalta viraston yhteinen näkemys perusteluineen ministeriön tilaamaan Kotuksen ja OPH:n yhteiseen nimityöpajaan toukokuulle. Tämäkin viestitään omalle henkilöstölle, kun kooste on valmis.
Jos haluat kuulla lisää käytännön toteutuksesta ja tilaisuuden suunnittelusta, ole rohkeasti yhteydessä Ainoon tai Elinaan!