Artikkelit
09.02.2024
Päätösten perustaksi tarvitaan vankka tietopohja
Toinen puhuu aidasta, toinen aidan seipäästä. Siksi sivistyshallinnon yhteisiä palveluja ja toimintoja tarkasteltaessa on tärkeää selventää, mitä niillä tarkoitetaan. Tätä työtä on tehty yhteisten palvelujen ja ohjauksen ryhmässä, jonka työ heijastuu myös muiden alatyöryhmien valmisteluun.
Yhteisillä palveluilla ja toiminnoilla tarkoitetaan niitä tehtäviä, jotka kuuluvat nykyisellään jokaisen viraston velvollisuuksiin ja hoidettaviin asioihin. Ne eivät ole sidoksissa viraston substanssiin tai nimenomaisiin tehtäviin.
Toistaiseksi ryhmässä on tunnistettu noin 50 yhteistä tehtävää. Yhteisiä palveluja ja toimintoja on jäsennelty niiden luonteen perusteella ministeriöjohtoisiin strategisiin prosesseihin ja muihin tehtäviin ja prosesseihin. Kun ne on saatu kartoitettua, on tarkoitus miettiä, millainen organisointitapa ja yhteistyö soveltuu parhaiten tehtävien hoitamiseen.
Järjestämistapa voi olla esimerkiksi keskitetty, verkostomainen tai muu järkeväksi katsottu yhteistyönmuoto.
Ministeriöjohtoisia prosesseja ovat muun muassa toiminnan ja talouden suunnitteluun liittyvät asiat kuten konsernitasoinen kokonaisohjaus, virastojen tulosohjaus sekä valtiontalouden kehyksiin ja talousarvioon liittyvä valmistelu. Myös osaamisen varmistaminen ja henkilöstösuunnittelu ovat luonteeltaan strategista toimintaa, samoin varautumiseen ja valmiussuunnitteluun liittyvät asiat.
Operatiivisia prosesseja tunnistettiin sisältyvän muun muassa taloushallintoon ja laskentatoimeen, rahoituksen valvontaan ja tarkastukseen, henkilöstöhallintoon, hankintoihin, matkustamiseen, toimitiloihin, tietohallintoon ja tietojärjestelmiin, asiakirjahallintoon, juridiseen tukeen ja asiakaspalveluun. Myös monet raportointiin liittyvät tehtävät kuten vastuullisuus- tai tasa-arvoraportointi ovat luonteeltaan operatiivisia.
Alustavia esimerkkejä ministeriöjohtoisista yhteisistä toiminnoista (strategiset):
- hallinnonalan yhteinen strategiatyö
- kokonaisohjauksen vuosikello
- toimintaympäristön seuranta ja ennakointi
- talouden suunnitteluprosessit
- virastojen tulosohjaus
- konsernitason henkilöstöpolitiikka
- digitalisaation edistäminen ja tietohallinnon ohjaus
Alustavia esimerkkejä yhteistyömahdollisuuksia sisältävistä yhteisistä toiminnoista ja palveluista (operatiiviset):
- sisäinen tarkastus
- arkisto- ja kirjaamotoiminta
- valtionavustusten taloustarkastus
- kilpailutukset ja pienhankinnat
- osto- ja myyntilaskujen käsittely
- palvelusuhdeasiat
- perustietotekniikka
- vartiointi, siivous, kiinteistöhoito
Digiryhmässä ja viestinnän alatyöryhmässä valmistellaan vaihtoehtoisia etenemistapoja
Työ on alkanut samantapaisesti myös digiryhmässä, joka kartoittaa virastojen tietohallintoon liittyviä palveluja ja järjestelmiä sekä niiden tuottamistapoja. Tilannekuvaa varten tarvittavan kartoituksen jälkeen on tarkoitus valmistella vaihtoehtoja soveltuvista järjestämistavoista ja toimintamalleista.
Ryhmässä on valmistelu myös periaatteita, joiden mukaisesti tietohallinto voitaisiin järjestää ja edistää digitalisaatiota. Lisäksi on alustavasti keskusteltu, miten tulisi edetä, jotta tietovarantojen ja tietojohtamisen palveluja voitaisiin yhdistää tarkoituksenmukaisella tavalla. Useissa kohdissa tunnistettiin mahdollisuuksia yhtenäisempään tekemiseen. Ryhmässä on tarkoitus tuottaa vaihtoehtoisia malleja etenemisestä.
Myös viestintäryhmässä on tarkoitus tarkastella viestintää operatiivisen työn lisäksi myös strategisesta näkökulmasta ja kuvata mahdollisen yhteistyön paikkoja ja vaihtoehtoja. Lisäksi listataan ja aikataulutetaan asioita, joita tarvitaan jo uusien virastojen aloittaessa ja mietitään, mitä ehditään valmistella sen jälkeen.