Artikkelit
17.12.2024
Sivistyshallinto 2030 -muutoskysely toteutettiin ministeriön ja virastojen yhteistyönä
Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeen henkilöstöryhmässä valmisteltu muutoskysely toteutettiin 16.–30.10.2024 osana OKM:n koordinoimaa johtamiskulttuurin kehittämishanketta. Kyselyn vastausprosentti vaihteli virastoittain, koko sivistyshallinnon vastausaktiivisuus oli lähes 50 prosenttia.
Muutoskyselyn tarkoituksena on tukea henkilöstöä ja johtoa uudistuksiin valmistautumisessa ja niiden toteuttamisessa.
Kysely sisälsi yhteensä 20 väitettä, jotka käsittelivät uudistumiskykyä yksilö-, yhteisö- ja organisaatiotasolla, odotuksia ja kokemuksia Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeesta sekä johtamista virastoissa. Väitteiden lisäksi kysely sisälsi avoimia kysymyksiä, joihin oli mahdollista vastata omin sanoin.
Toiveena enemmän tietoa ja lisää vaikutusmahdollisuuksia
Kaikkien sisältöalueiden heikoimmat numeeriset tulokset koskivat vastaajien kokemuksia omista mahdollisuuksistaan vaikuttaa Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeen etenemiseen (2,5/5,0) ja arvioita uudistushankkeen myönteisistä vaikutuksista oman viraston arjen toimintaan (2,6/5,0).
Samat teemat tarkentuivat tekstivastauksissa konkreettisella tavalla siten, että niistä voidaan johtaa kehittämistoimenpiteitä. Kyselyn tulosten perusteella haasteena onkin jatkossa varmistaa, että myös uudistushankkeen valmisteluryhmiin kuulumattomat virkamiehet voivat seurata hankkeen etenemistä ja osallistua uudistuksia koskevaan keskusteluun omalta osaltaan.
Tässä vaiheessa uudistushanketta on luonnollista, että uudistuksen vaikutukset ovat konkretisoituneet vasta karkealla tasolla ja lukuisista yksityiskohdista vielä neuvotellaan. Siitä syystä onkin ymmärrettävää, että muutoskyselyn numeeriset tulokset (2,8/5,0) ja tekstivastaukset osoittivat sivistyshallinnon henkilöstön kaipaavan lisätietoa muun muassa uuden virastokokonaisuuden tavoitteista ja tehtävistä.
Tekstivastausten perusteella nykyistä konkreettisempaa tietoa kaivattiin etenkin uudistuksen vaikutuksista työntekijän arkeen ja siinä tapahtuviin muutoksiin (muuttuuko toimenkuva, palkka, sähköpostiosoite, työterveyshuolto jne.). Lisätietoa toivottiin myös hankkeen valmisteluaikataulusta ja etenemisen vaiheista (”Mitä pitää olla valmiina 1.1.2026?”). Tarkempaa etenemisaikataulua toivottiin niin suhteessa virastokokonaisuuksien sisäisen toiminnan organisointiin kuin yhteiskunnalle/kansalaisille tarjottaviin palveluihinkin. Useassa vastauksessa toivottiin havainnollisempaa tietoa uudistushankkeen kustannus- ja synergiavaikutuksista.
Henkilöstöjohtamisen tärkeys korostuu muutoksessa
Muutoskyselyn tekstivastauksissa tuotiin esille Sivistyshallinto 2030 -uudistushanketta valmisteltavan ja toteutettavan aikana, jolloin huolta ja kuormitusta aiheuttavat myös valtionhallinon säästöt mahdollisine yt-neuvotteluineen ja edessä olevat toimitilamuutot. Uudistushankkeesta riippumattomat, mutta samaan aikaan osuneet toimet vaikuttavat omalta osaltaan henkilöstön, ja myös esihenkilöiden jaksamiseen ja työhyvinvointiin.
Virastojen johtamista pyydettiin arvioimaan neljän väitteen avulla. Niistä heikoimman tuloksen (2,8/5,0) sai arvio siitä, onko johtajilla aikaa ihmisten johtamiseen (palautteen antamiseen ja ristiriitojen käsittelyyn). Tekstivastauksissa tuotiin esille toive siitä, etteivät esihenkilöt väistäisi hankaliakaan kysymyksiä ja niiden yhteistä käsittelyä. Johtamisväitteistä parhaimman arvion (3,5/5,0) mukaan virastojen johtajien koetaan edistävän aktiivisesti sivistyshallinnon yhteistyötä.
Muutoskyselyn tulokset kertoivat sivistyshallinnon virkamiesten uudistumiskyvystä
Kaikki työelämän muutokset edellyttävät aktiivista ympäristön seuraamista, kykyä käsitellä erilaisia sisäisiä ja ulkoisia jännitteitä ja valmiutta mukautua ja oppia. Kun pystymme muuttamaan ajattelumallejamme ja toimintaamme, voimme löytää mahdollisuuksia kaaoksenkin keskeltä. Näitä kykyjä ja valmiuksia voidaan nimittää uudistumiskyvyksi (resilienssi).
Sivistyshallinto 2030 -muutoskyselyssä uudistumiskykyä arvioitiin yksilönäkökulmasta (4 väitettä), yhteisönäkökulmasta ja (3 väitettä) ja organisaationäkökulmasta (2 väitettä). Koko muutoskyselyn kolme parhainta tulosta kertoivat sivistyshallinnon henkilöstön hyvästä uudistumiskyvystä yksilötasolla.
Henkilöstöryhmittäin tarkasteltuna uudistumiskyvyssä on eroja. Työtovereihin tukeutumisessa erot henkilöstöryhmien välillä olivat pienimmillään.
Yksilötason uudistumiskykyä mitannut neljäskin väite (Näen työssäni ilmenevät vaikeudet haasteina ja oppimismahdollisuuksina) sai myös hyvän, koko kyselyn viidenneksi parhaan keskiarvotuloksen (3,8/5,0). Kun tämän lisäksi huomioi, että uudistushankkeen organisaatiokokemusta arvioiva väite (Oma virastoni osallistuu vastuullisesti hankkeen valmisteluun) oli myös viiden parhaan tuloksen joukossa (3,9/5,0), voidaan todeta Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeen tavoitteiden toteutumiselle olevan muutoskyselyn perusteella hyvät edellytykset.
Kehitettävääkin kuitenkin on, ja muutoskyselyn tuloksia onkin käsitelty virastojen omissa tilaisuuksissa sekä Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeen henkilöstöryhmässä ja hallinnonalan yhteistoimintaryhmässä. Tuloksia hyödynnetään virastojen omassa kehittämistoiminnassa ja sivistyshallinnon yhteisen johtamiskulttuurin rakentamisessa.
Kysely tullaan uusimaan noin vuoden kuluttua syksyllä 2025.