Artikkelit
19.06.2024
Työryhmä selvitti kirjaamotoiminnan keskittämistä
66 155. Niin monta asiaa Sivistyshallinnon virastojen diaareihin kirjataan vuodessa. Mutta: suurin volyymi muodostuu valtionavustuksista sekä Kansallisarkiston tietopyynnöistä. Kun nämä jätetään huomioimatta, on käsiteltävien asioiden määrä lopulta huomattavasti pienempi: 15 564 asiaa vuodessa.
Valtionavuista suurin osa käsitellään jo Valtiokonttorin VA-digissä. Myös Kansallisarkistolla tietopyynnöt tulevat vireille valtaosin sähköisen asioinnin kautta.
Jäljelle jäävien asioiden määrän perusteella yksi asianhallintaratkaisu koko sivistyshallinnolle olisi perusteltu, asiaa selvittänyt työryhmä esittää. Vertailun vuoksi: Valtioneuvoston kansliassa avataan vuodessa 50 000 asiaa yhteisessä asianhallinnassa.
Yhteensä kirjaamon asianhallintaan ja arkistoinnin tehtäviin käytetään virastoissa 16 henkilötyövuotta. Järjestelmät ovat kirjavat: niiden ylläpito kustantaa vuodessa 701 546 euroa.
Virka-arkistoihin kuuluvia aineistoja säilytetään myös siellä täällä – yhteensä 18 eri kiinteistössä. Arkistoitavia aineistoja on yhteensä 5 365 hyllymetriä. Moni saattaa arvatakin, että edellä olevaan ei ole laskettu mukaan Museoviraston kuvakokoelmaa (12 000 hm), Kotuksen sanakirja-aineistoa (2 600 hm) tai Kansallisarkiston arkistoja (240 000 hm).
Muutoksessa on mahdollisuus
Selvitysryhmää johtanut Mikko Eräkaski Kansallisarkistosta sanoo, että keskittämisessä olisi paljon hyötyjä.
”Resurssit ovat varmasti pieniä jatkossakin. Keskittämällä voimme säilyttää ja kasvattaa tiedonhallinnan osaamista ja kyvykkyyttä.”
Keskittämisen vahvuuksiksi työryhmä näkee paitsi resursoinnin ja osaamisen vahvistamisen, myös toiminnan ja kehittämisen tehostumisen yhteen asianhallintajärjestelmään siirryttäessä.
”Osa vuoden 2026 alussa aloittavista uusista virastoista toimii edelleen hyvin pienillä, alle 1 htv:n resursseilla näissä tehtävissä,” toteaa Eräkaski.
Keskittämisen vaatimat investointikulut vaativat vielä tarkempaa selvittämistä, mutta erityisesti asianhallintajärjestelmän ylläpidon ja kehittämisen kustannuksissa on mahdollista säästää. Uhkana toki on, että hyödyt ovat arvioitua pienempiä ja investoinnin takaisinmaksuaika pitkittyy. Vastuut voivat myös jäädä epäselviksi ja integraatio osoittautua hankalaksi.
Kaikissa uusissa virastoissa joudutaan joka tapauksessa organisoimaan asianhallinnan tehtävät ja muokkaamaan tehtäväluokituksia – ja monissa virastoissa yhdistämään asianhallintajärjestelmiä – joten keskittämiselle olisi sinänsä luonteva tilaisuus. Huolena on, että keskitetyltä palvelulta jää puuttumaan riittävä tuntemus kaikkien virastojen asioista.
Kolme skenaariota – kaksi jatkoon
Skenaarioita on hahmoteltu kolme. Ensimmäisessä tehtävät keskitetään laaja-alaisesti, toisessa suppeammin. Kolmannessa virastot hoitavat asiahallinnan itsenäisesti. Työryhmä esittää jatkoselvitystä 1. ja 2. skenaarion pohjalta.
Työryhmän esityksessä keskitetty toiminto vastaisi kirjaamotoiminnasta, asiakirjojen rekisteröinnistä ja arkistonmuodostuksesta sekä asianhallintajärjestelmän omistajuudesta ja käytön koulutuksesta.
Tietopalvelu hoidettaisiin yhteistyössä, kuten käyttäjähallinta. Virastot vastaisivat yhä omista, ennen 1.1.2026 muodostuneista arkistoistaan, mutta keskitetty palvelu voisi toteuttaa erilaisia digitointi- ja järjestämishankkeita.
Tehokkaalle toiminnalle edellytyksenä olisi yhteisen asiahallintajärjestelmän hankinta. Yhtenä vaihtoehtona on useimpien virastojen käyttämä VirastoVahva, mutta sen tekninen soveltuvuus on vielä epävarmaa. Yhteisessä asianhallintajärjestelmässä on myös riippuvuuksia yhteiseen perustietotekniikkaan.
Eräkasken mukaan työryhmässä katsottiin keskittämistä ennakkoluulottomasti.
“Uskon, että saimme aika hyvin kartoitettua jo tässä lyhyessä ajassa mitkä ovat keskittämisen kannalta tärkeimmät menestystekijät ja toisaalta pahimmat kompastuskivet.”