Artikkelit

18.02.2025

Valmistelua virastoissa: rakenne ja toiminnot hahmottuvat

Uusien virastojen rakenteet ovat hahmottumassa ja niihin liittyvä valmistelu vauhdissa virastoissa. Henkilöstöryhmän vuoden ensimmäisessä kokouksessa kuulosteltiin, miten valmistelu on edennyt eri puolilla sivistyshallintoa.

Viraston organisaatioon liittyvä valmistelu on jo tovin ollut käynnissä, sillä siihen liittyviä ratkaisuja tarvitaan muun valmistelun etenemiseksi.

Jotta henkilöstön sijoittumista päästään valmistelemaan, on viraston tulevan rakenteen oltava tiedossa. Myös Palkeet-projektissa on oman aikataulutuksensa Kiekuun vietäviä organisaatiotietoja varten. 

Valmistelua virastoissa

Sivistyshallintouudistuksen henkilöstöryhmässä käytiin tilannekatsaus virastokokonaisuuksittain. 

Tulevassa Kulttuurivirastossa rakennetta esiteltiin tammikuun lopulla ja siitä kerätään palautetta henkilöstöltä ennen rakenteen viimeistelyä. 

Myös Kansallisarkiston yhdistyvät virastot ovat valmistelleet yhdessä rakennetta, jota oli mahdollista kommentoida virastojen sisällä ennen joulua. Seuraava versio valmistuu helmikuussa ja myös sitä on mahdollisuus vielä kommentoida.

Opetushallituksen osalta ratkaisu on ollut yksinkertainen, sillä Kotus siirtyy yhtenä toiminnallisena kokonaisuutena Opetushallitukseen. Kotuksessa on järjestetty henkilöstölle osaston rakennustalkoot. Koko organisaatiossa kaikille toiminnoille on nimetty valmistelua varten alaryhmät. 

Ehdotetun Kulttuuriperintöviraston osalta virastorakenteen valmistelu on hieman takamatkalla muihin verrattuna, mutta alkuun on päästy. Fuusioryhmät kokoontuvat säännöllisesti. 

Suomen Akatemian oma organisaatiouudistus tehtiin viime syksynä. Sivistyshallinnossa Akatemia jatkaa omana virastonaan. 

Opintotuen muutoksenhakulautakunnan osalta lainsäädäntö etenee hieman eri aikataulussa muuhun hankkeeseen verrattuna, mutta muilta osin valmistelua on jatkettu sosiaali- ja terveysministeriön kanssa hankkeen aikataulussa. 

Virastoista todettiin, että nyt hahmoteltuihin rakenteisiin voi vielä tulla muutoksia, jos taloudellinen tilanne sitä vaatii. Henkilöstön sijoittumista voi suunnitella vasta rakenteen jälkeen. Tässä vaiheessa organisaatiorakenteen tarkkuudeksi henkilöstöasioissa riittää, että tunnistetaan mahdolliset esihenkilöpositiot ja toimintayksikköön kuuluvat toiminnot. 

Kun virastot aloittavat toimintansa, organisaation rakenteista ja niiden kehittämisestä vastaa viraston johto.

Henkilöstöasioissa herkällä korvalla

Sivistyshallinnon asioita on käsitelty varsin tiiviisti henkilöstön kanssa. Asiat ovat olleet käsittelyssä myös muodollisemmin yhteistoimintaelimien kokouksissa. 

− Viraston organisaatioesitystä valmisteltaessa on huolehdittava lain edellyttämästä yhteistoiminnasta virastoissa, hallintojohtaja Jussi-Pekka Moisio muistuttaa. Esitystä on käsiteltävä virastojen yhteistoimintaelimissä ja osallistettava henkilöstöä valmisteluun kullekin virastolle soveltuvalla tavalla. 
Koko hanketta koskevasta yhteistoiminnasta vastaa ministeriö ja hankkeen yhteistoimintaryhmä.

Myös henkilöstöryhmän puheenvuoroissa korostettiin sen tärkeyttä, että henkilöstöllä on mahdollisuus vaikuttaa asioihin riittävän ajoissa. 

Syksyllä virastoissa on tarkoitus käydä vielä sijoittumiseen liittyviä henkilökohtaisia keskusteluita. Jotta käsittely ja kokemus siitä olisi yhdenvertaista, uudistuksen henkilöstöryhmä ja ministeriö valmistelevat yhdessä tukimateriaalia yhteiselle toimintatavalle.