Artikkelit

16.04.2025

Valmistelua virastoissa: viestintää viritellään uuteen aikaan

Tärkeä osa uudistusta on osallistaa ja pitää virastojen henkilöstö ja sidosryhmät ajan tasalla muutoksista. Virastojen viestinnöissä varmistetaan uudistuksen aikainen tiedonkulku omalle väelle ja samalla viritellään jo valmiutta uuden viraston viestintää. 

Tulevan Taide- ja kulttuuriviraston yhteinen viestintä on keskittynyt tähän mennessä sisäiseen viestintään. Kavin ja Taiken yhteisiä viestintäkanavia ovat sisäinen uutiskirje ja koko henkilökunnan yhteinen Teams-kanava. Kanavalla julkaistaan muun muassa Uusi työkaveri -sarjaa, jossa kavilaiset ja taikelaiset esittäytyvät vapaamuotoisesti toisilleen yksi kerrallaan. 

− Suuremmat viestinnän linjaukset odottavat vielä tulevaa organisaatiorakennetta ja uutta pääjohtajaa. Seuraavia vaiheita ovat yhteisen intranetin pystyttäminen, laskeutumisverkkosivuston luominen ja uusien some-kanavien avaaminen, tulevan yhteisen viraston viestijät kertovat. 

Ulkoisessa viestinnässä eniten sidosryhmä- ja mediahuomiota on saanut toistaiseksi taiteen vertaisarvioinnin uudistus, joka kulkee virastouudistuksen kanssa samassa lakipaketissa. 

Päällekkäisitä palveluista voidaan luopua

Kansallisarkiston, Saavutettavuuskirjasto Celian ja Varastokirjaston viestintäryhmä on laatinut erillisen projektisuunnitelman viestintäratkaisujen yhdistämiseksi.

− Alkuvuoden aikana olemme suunnitelleet yhteistä intraa sekä kuvanneet organisaatiokohtaisia viestinnän prosesseja.  Vuoden loppuun mennessä luovumme päällekkäisistä sovelluspalveluista kuten uutiskirje- ja tiedotejakelutyökaluista. Lisäksi teemme valituista palveluista avoimet tarjouspyynnöt toimittajille. 

Loppukevään aikana laaditaan myös viestinnän strategiset linjaukset sekä aloitetaan yhteisten prosessien kuvauksen niiltä osin kuin se on mahdollista.

Uuttaa virastoa rakennetaan pala kerrallaan ja yhdessä suunnitellen

Kotuksessa ja Opetushallituksessa viestintä on tehnyt yhteistyötä jo pitkään. Viestijät tapaavat vähintään kuukausittain, ja tapaamisten välissä työstetään yhdessä sovittuja asioita. 

−  Työyhteisöviestintä on liima, jolla rakennamme pala kerrallaan uuttaa yhteistä virastoa. Muutokseen liittyvää työyhteisöviestintää olemme koordinoineet yhdessä vuoden alusta lähtien. 

Kaikki uudistukseen liittyvät uutiset ja tiedot jaetaan samanaikaisesti molemmissa virastoissa. Yhteisiä tilaisuuksia on avattu kaikille avoimeksi jo aikaisemmin, ja pian käynnistyvät yhteiset henkilöstötilaisuudet. OPH:n nykyinen intranet on jatkossa uuden organisaation yhteinen.

Viestinnän valmistelut ovat paljon myös sen linjaamista, millä keinoilla vuoden 2026 alusta viestintäyksikkö ja viestintä uudessa organisaatiossa toimii mahdollisimman sujuvasti. Näkymä on kuitenkin pitemmälle. Kaikkia ratkaisuja tai muutoksia ei voi tai tarvitse tehdä heti vuoden alussa.

−  Olemme priorisoineet työmme niin, että tärkein tehtävämme on huolehtia siitä, että meille on mahdollisimman pian selvää, miten viestintä organisoituu käytännössä. Olemme kartoittaneet, minkälaiset resurssit meillä on virastoissa, miten niitä käytetään sekä miten viestintää johdetaan ja toteutetaan. Periaatteena on ollut, että vuoden 2026 alusta meillä on yksi yhtenäinen organisaatio johtamiseltaan ja toimintatavoiltaan.

Virastoissa käydään läpi minkälaisia viestinnän kanavia ja työkaluja kummallakin on käytössään ja minkälaisia sopimuskausia niissä on. Yhteinen virasto huomioidaan jo tämän vuoden puolella kilpailutuksissa, ja osa nykysopimuksista voidaan päättää.

− Iso kokonaisuus on pohtia, miten useat brändimme tulevat jatkossa näkymään. Haemme vuoden aikana sitä, miten uuden viraston on tarkoituksenmukaista näkyä yhtenä virastona ja miten molempien asiakkaat tunnistavat ja löytävät palvelumme helposti jatkossakin. Jo nyt on selvää, että esimerkiksi molempien organisaatioiden nykyiset verkkosivut ovat käytössä jatkossakin.

Viestinnällä rakennetaan tilannekuvaa ja tunnetta osallisuudesta 

Opintotuen muutoksenhakulautakunta Optum on yhdistymässä STM:n alaisuudessa toimivaan sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakuntaan. 

− Tärkeintä on ollut henkilöstön jatkuva ja kattava tiedottaminen hankkeen etenemisestä siten, että henkilöstöllä on ajantasainen tilannekuva sekä tunne siitä, että heidän etunsa ja osallistamisensa ovat prosessissa tärkeitä.

Optumilla viestintä henkilöstölle on tapahtunut keskitetysti puheenjohtajan kautta. Ulospäin muutoksesta ei ole ollut vielä tarvetta viestiä.